Как подготовить презентацию к деловым переговорам на PowerPoint 2019: секреты, которые впечатлят любого

Цель презентации: определите, что вы хотите получить от переговоров

Прежде чем приступить к созданию презентации, определите, чего вы хотите добиться от переговоров. Именно цель будет вашим компасом, который поможет вам структурировать презентацию, выбрать правильный язык и стиль, и даже определиться с цветовой палитрой.

Например, если вы хотите заключить сделку, ваша презентация должна убедительно демонстрировать ценность вашего предложения и выгоды для потенциального партнера. Если вы пытаетесь получить инвестиции, то нужно сосредоточиться на финансовых показателях, перспективах роста и окупаемости инвестиций.

Сформулируйте цель конкретно, измеримо, достижимо, релевантно и ограничено во времени (SMART). Например, вместо “получить финансирование” сформулируйте “получить инвестиции в размере 5 млн рублей в течение 3 месяцев для запуска нового проекта”.

Помните, что не всегда нужно просить о чем-то. Иногда достаточно просто заинтересовать собеседника и заложить основы для дальнейшего сотрудничества.

Пример SMART-цели:

С – Заключить договор о сотрудничестве с компанией “X”
M – На сумму 10 млн рублей
A – В течение 6 месяцев
R – Для расширения рынка сбыта на территории Москвы
T – До конца 2024 года

Анализ аудитории: кто ваши собеседники и чего они хотят

Помните, что ваша презентация – это не монолог, а диалог. Важно понимать, кто ваши собеседники, каковы их интересы, что их волнует, и как вы можете им помочь.

Проведите тщательный анализ аудитории.

Вопросы, которые помогут вам понять аудиторию:

• Кто они: представители какой компании, какой отрасли, какие должности занимают?
• Что они знают о вашем предложении: провели ли они предварительное исследование, есть ли у них какие-то предпочтения или опасения?
• Какие у них цели: что они хотят получить от переговоров?
• Какова их культурная специфика: что нужно учесть в стиле общения и в презентации?

В зависимости от ответов на эти вопросы вы сможете подстроить стиль презентации, выбрать соответствующие аргументы и примеры, а также учесть некоторые культурные нюансы.

Структура презентации:

Структура презентации должна быть логичной и понятной для аудитории. Она должна помочь вам эффективно донести вашу информацию и убедить собеседников в вашем предложении.

На первом слайде введения можно указать название вашей компании и логотип, а также кратко представить себя и свою роль в переговорах.

Далее кратко изложите тему презентации и ее актуальность для вашей аудитории. Например, вы можете сказать: “Сегодня мы говорим о том, как ваша компания может увеличить свою долю на рынке с помощью нашего решения”.

В заключении введения сформулируйте цель презентации и кратко опишите ее структуру. Например: “Наша цель сегодня – представить вам наше решение, показать его преимущества и обсудить возможности сотрудничества. Мы рассмотрим три ключевых аспекта: …”

3.2. Основная часть

Основная часть презентации – это сердцевина вашего послания. Здесь вы должны предоставить конкретную информацию о вашем предложении, подкрепить ее аргументами и доказательствами, и убедить аудиторию в ее ценности.

Разделите основную часть на логически связанные блоки, каждый из которых должен раскрывать определенный аспект вашего предложения.

Например:

• Блок 1: Проблема, которую вы решаете.
• Блок 2: Ваше решение и его преимущества.
• Блок 3: Примеры успешных реализаций и отзывы клиентов.
• Блок 4: Финансовые показатели и окупаемость инвестиций (если речь идет о получении инвестиций).
• Блок 5: Следующие шаги и предложение о сотрудничестве.

В каждом блоке используйте визуальные материалы – графики, диаграммы, фотографии, видео, чтобы иллюстрировать ваши слова и сделать презентацию более живой и запоминающейся.

Помните, что основная часть должна быть лаконичной и информативной.

В заключении кратко повторите главные идеи презентации, особенно подчеркните выгоды для аудитории от вашего предложения.

Например, вы можете сказать: “Мы представили вам наше решение, которое позволит увеличить вашу прибыль на 20% и снизить расходы на 15%. Мы уверены, что наше сотрудничество будет взаимовыгодным”.

В заключении также сформулируйте конкретный призыв к действию. Что вы хотите, чтобы аудитория сделала после презентации?

Например, вы можете предложить: “Мы готовы обсудить возможности сотрудничества подробнее. Давайте встретимся в следующий раз и разработаем индивидуальный план работы”.

Важно закончить презентацию на позитивной ноте, чтобы оставить у аудитории хорошее впечатление.

Создание слайдов:

Слайды – это визуальное воплощение вашего послания, и они играют ключевую роль в успехе презентации.

4.1. Визуальная привлекательность: используйте качественную графику, анимацию и переходы в PowerPoint

Визуальная привлекательность – это ключ к успеху любой презентации. Используйте качественную графику, анимацию и переходы в PowerPoint, чтобы сделать слайды более интересными и запоминающимися.

Графика должна быть четкой, яркой и соответствовать теме презентации. Используйте профессиональные фотографии, иконки и иллюстрации, а также графики и диаграммы, чтобы наглядно продемонстрировать информацию.

Анимация может помочь выделить ключевые моменты и привлечь внимание аудитории. Но не переусердствуйте! Слишком много анимации может отвлечь внимание от содержания презентации.

Переходы между слайдами должны быть плавными и не отвлекать внимание аудитории. В PowerPoint доступно множество разных переходов, так что вы можете выбрать тот, который лучше всего соответствует стилю вашей презентации.

Некоторые рекомендации по использованию визуальных элементов:

• Используйте не более трех цветов в палитре слайда.
• Используйте контрастные цвета для текста и фона.
• Не перегружайте слайды текстом.
• Используйте крупные и читаемые шрифты.
• Не используйте слишком много анимации.
• Обязательно проверьте слайды на отсутствие ошибок перед презентацией.

4.2. Цветовая палитра: выбирайте цвета, которые соответствуют вашему бренду и вызывают положительные эмоции

Цвета играют важную роль в восприятии информации и могут влиять на эмоции аудитории. При выборе цветовой палитры для презентации учитывайте следующие факторы:

Бренд: Если у вашей компании есть корпоративные цвета, используйте их в презентации. Это поможет укрепить брендовую идентичность и сделать презентацию более профессиональной.

Положительные эмоции: Выбирайте цвета, которые вызывают положительные ассоциации у аудитории. Например, зеленый цвет ассоциируется с ростом и развитием, синий – с доверием и стабильностью, желтый – с оптимизмом и энергией.

Контраст: Используйте контрастные цвета для текста и фона, чтобы сделать слайды более читаемыми.

Ограничение: Не используйте слишком много цветов в одной презентации. Оптимальное количество – три цвета.

Вот несколько примеров использования цветов в презентациях:

• Зеленый: используется для презентаций о природе, здоровье, экологии.
• Синий: используется для презентаций о технологиях, бизнесе, финансах.
• Желтый: используется для презентаций о креативности, искусстве, развлечениях.
• Красный: используется для презентаций о страсти, энергии, опасности.

Экспериментируйте с цветами и выбирайте те, которые лучше всего соответствуют вашей теме и стилю презентации.

Эффективные приемы презентации:

Ваша презентация – это не просто показ слайдов. Это шанс заинтересовать аудиторию, вызвать у нее доверие и запомниться.

5.1. Используйте интерактивные элементы: опросы, игры, видео

Интерактивные элементы – это отличный способ сделать презентацию более интересной и запоминающейся. Они помогают вовлечь аудиторию в процесс и сделать ее более активной.

Опросы – это отличный способ узнать мнение аудитории о вашем предложении. Вы можете использовать опросы в PowerPoint или в онлайн-сервисах, таких как Google Forms.

Игры – это отличный способ развлечь аудиторию и сделать презентацию более живой. Вы можете использовать простые игры, например, викторины или кроссворды, или более сложные игры, например, симуляции бизнеса.

Видео – это отличный способ наглядно продемонстрировать ваше предложение и убедить аудиторию в его ценности. Вы можете использовать видеоролики о вашей компании, продукте или услуге, а также видеоотзывы клиентов.

Некоторые рекомендации по использованию интерактивных элементов:

• Не переусердствуйте с интерактивными элементами. Слишком много интерактивности может отвлечь внимание от содержания презентации.
• Используйте интерактивные элементы в контексте презентации. Они должны помочь вам убедительно донести ваши идеи.
• Убедитесь, что интерактивные элементы работают корректно перед презентацией.

5.2. Рассказывайте истории: делайте презентацию живой и запоминающейся

Люди любят истории. Они помогают нам лучше понять информацию, запомнить ее и создать эмоциональную связь с ней. В презентации используйте истории, чтобы сделать ее более живой и запоминающейся.

Как рассказывать истории в презентации:

• Используйте конкретные примеры: вместо абстрактных утверждений приводите конкретные примеры из жизни или из опыта вашей компании.
• Создайте образ: используйте яркие и живые образы, чтобы помочь аудитории представить историю.
• Добавьте эмоции: не бойтесь показывать свои эмоции в презентации. Это сделает вас более человечным и убедительным.
• Используйте юмор: юмор – отличный способ разрядить атмосферу и сделать презентацию более приятной.
• Задайте вопросы: задавайте вопросы аудитории, чтобы вовлечь ее в диалог и проверить ее внимание. Конференция
• Не бойтесь быть собой: будьте естественным и не пытайтесь быть кем-то другим. Аутентичность всегда ценят больше, чем искусственную постановку.

Помните, что рассказывание историй – это искусство. Тренируйтесь, и со временем вы сможете использовать его в своих презентациях, чтобы добиться успеха.

Подготовка к выступлению:

Презентация – это не только слайды. Важно также подготовиться к выступлению и отработать свою речь, чтобы вы чувствовали себя уверенно и свободно перед аудиторией.

6.1. Репетируйте презентацию: отработайте тайминг и ответы на возможные вопросы

Репетиция – это ключ к уверенности в себе. Прорепетируйте презентацию несколько раз, чтобы отработать тайминг, убедиться, что вы четко формулируете свои мысли и готовы отвечать на возможные вопросы.

Как репетировать презентацию:

• Отработайте тайминг: убедитесь, что вы укладываетесь в отведенное время. Если вы говорите слишком быстро или медленно, потренируйтесь в темпе.
• Проведите репетицию перед зеркалом или в видеосвязи: это поможет вам отследить свою мимику и жесты.
• Запишите репетицию на видео и просмотрите ее: это поможет вам оценить свою речь и выступление со стороны.
• Попросите друга или коллегу послушать вашу презентацию и дать обратную связь: это поможет вам увидеть слабые места вашего выступления и отработать их.
• Подготовьте ответа на возможные вопросы: продумайте ответы на вопросы, которые могут появиться у аудитории.
• Будьте готовы к непредсказуемым ситуациям: не паникуйте, если что-то пошло не так во время презентации. Сохраняйте спокойствие и продолжайте выступление.

Чем больше вы репетируете, тем увереннее будете чувствовать себя перед аудиторией.

6.2. Уверенность в себе: убедите себя в том, что вы эксперт в своей области

Уверенность в себе – это ключ к успешному выступлению. Если вы уверены в себе, то и аудитория будет вам доверять.

Как убедить себя в том, что вы эксперт в своей области:

• Повторите про себя аффирмации: “Я эксперт в своей области”, “Я знаю все о том, о чем говорю”, “Я уверен в себе”.
• Вспомните свои достижения: вспомните о своих успехах и опыте, которые подтверждают вашу компетентность.
• Проведите время с людьми, которые вам доверяют: общение с людьми, которые верят в вас, может укрепить вашу уверенность.
• Используйте невербальные сигналы уверенности: поддерживайте прямой контакт с глазами, держите голову прямо, говорите четко и уверенно.
• Вспомните о том, что вы хотите достичь: вспомните о своей цели и о том, почему важно убедить аудиторию.
• Не бойтесь делать ошибки: все делают ошибки, и это нормально. Важно продолжать выступление и не терять уверенность.

Помните, что уверенность в себе – это не внешнее качество. Это состояние ума, которое можно развивать и укреплять.

Завершение презентации:

Завершение презентации – это не менее важный этап, чем ее начало. Ваша задача – оставить у аудитории хорошее впечатление, закрепить главные идеи и мотивировать к дальнейшим действиям.

7.1. Подведение итогов: кратко повторите ключевые моменты

В заключении кратко повторите ключевые моменты презентации, особенно подчеркните выгоды для аудитории от вашего предложения.

Например, вы можете сказать: “Мы представили вам наше решение, которое позволит увеличить вашу прибыль на 20% и снизить расходы на 15%. Мы уверены, что наше сотрудничество будет взаимовыгодным”.

Примеры ключевых моментов:

• Проблема, которую вы решаете: “Мы решаем проблему недостатка кадров в IT-сфере”.
• Ваше решение: “Наша платформа помогает найти и обучить квалифицированных специалистов в кратчайшие сроки”.
• Преимущества вашего решения: “Наша платформа более доступна и эффективна, чем традиционные методы поиска персонала”.
• Результаты и отзывы клиентов: “Наши клиенты отмечают рост производительности труда на 15% после внедрения нашей платформы”.

Повторение ключевых моментов помогает убедить аудиторию в вашем предложении и закрепить в ее памяти главные идеи.

7.2. Призыв к действию: скажите, чего вы хотите от собеседников

Завершая презентацию, не забудьте сформулировать конкретный призыв к действию. Что вы хотите, чтобы аудитория сделала после презентации?

Например, вы можете предложить: “Мы готовы обсудить возможности сотрудничества подробнее. Давайте встретимся в следующий раз и разработаем индивидуальный план работы”.

Примеры призывов к действию:

• Предложите заказать тестовую версию продукта: “Закажите тестовую версию нашего продукта и убедитесь в его эффективности сами”.
• Назначьте встречу для обсуждения подробностей: “Давайте встретимся на следующей неделе и обсудим ваши потребности подробнее”.
• Попросите оставить контактные данные: “Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки”.
• Попросите подписаться на ваш канал в соцсетях: “Подпишитесь на наш канал в Instagram, чтобы быть в курсе всех новостей”.

Призыв к действию должен быть ясным, конкретным и мотивирующим. Он должен показать аудитории, что она может сделать дальше, чтобы извлечь выгоду из вашего предложения.

Таблица – это отличный способ структурировать информацию и сделать ее более читаемой и понятной. В PowerPoint вы можете использовать таблицы для представления данных, сравнения параметров или организации информации по категориям.

Пример таблицы в PowerPoint:

Рекомендации по использованию таблиц:

• Используйте таблицы только для структурирования информации. Не используйте таблицы для представления текста или изображений.
• Убедитесь, что таблица легко читается. Используйте контрастные цвета для текста и фона.
• Не перегружайте таблицу данными. Используйте минимум столбцов и строк.
• Используйте крупные и читаемые шрифты.
• Проверьте таблицу на отсутствие ошибок перед презентацией.

Примеры использования таблиц в презентациях:

• Сравнение двух продуктов или услуг.
• Представление финансовых данных.
• Организация информации по категориям.

Таблица с данными:

Используйте таблицы в своей презентации, чтобы сделать ее более информативной и убедительной.

Сравнительная таблица – это один из самых эффективных способов сделать презентацию убедительной и наглядной. Она помогает продемонстрировать преимущества вашего предложения по сравнению с конкурентами или альтернативными вариантами.

Пример сравнительной таблицы в PowerPoint:

Рекомендации по использованию сравнительных таблиц:

• Выбирайте ключевые параметры: составьте список ключевых функций или характеристик, которые важны для вашей аудитории.
• Используйте ясную и краткую формулировку: формулируйте параметры таблицы четко и лаконично, чтобы аудитория могла быстро сравнить данные.
• Используйте визуальные элементы: используйте цвета, иконки и графические элементы, чтобы сделать таблицу более наглядной и привлекательной.
• Подчеркните преимущества вашего предложения: выделите в таблице ключевые преимущества вашего продукта или услуги, которые отличают его от конкурентов.
• Проверьте таблицу на отсутствие ошибок: перед презентацией убедитесь, что данные в таблице верны и не содержат ошибок.

Примеры использования сравнительных таблиц в презентациях:

• Сравнение двух конкурирующих продуктов или услуг.
• Сравнение разных вариантов решений проблемы.
• Демонстрация преимущества вашего предложения перед альтернативными вариантами.

Используйте сравнительные таблицы в своей презентации, чтобы сделать ее более убедительной и эффективной.

FAQ

Вопрос: Как сделать презентацию более интерактивной?

Ответ: Используйте интерактивные элементы, например, опросы, игры и видео. Это поможет вам вовлечь аудиторию и сделать презентацию более живой и запоминающейся.

Вопрос: Как сделать презентацию более убедительной?

Ответ: Используйте конкретные примеры, иллюстрации и статистику. Рассказывайте истории, которые помогут аудитории лучше понять и запомнить ваши идеи.

Вопрос: Как подготовиться к выступлению?

Ответ: Прорепетируйте презентацию несколько раз, чтобы отработать тайминг, убедиться, что вы четко формулируете свои мысли и готовы отвечать на возможные вопросы. Убедите себя в том, что вы эксперт в своей области и сделайте все возможное, чтобы выступить уверенно и компетентно.

Вопрос: Какие ошибки нужно избегать при создании презентации?

Ответ: Избегайте перегрузки слайдов текстом, используйте слишком много анимации и не забудьте проверить слайды на отсутствие ошибок перед презентацией.

Вопрос: Как сделать презентацию более профессиональной?

Ответ: Используйте качественную графику, создайте структурированный и логичный поток информации, поддерживайте контакт с глазами и говорите четко и уверенно.

Вопрос: Что делать, если я забываю свои слова во время презентации?

Ответ: Не паникуйте. Сделайте небольшой пауза, чтобы собраться с мыслями, и продолжайте выступление. Если вы не можете вспомнить что-то важное, посмотрите на слайды или воспользуйтесь заметками.

Вопрос: Как сделать презентацию более увлекательной?

Ответ: Используйте юмор, рассказывайте истории, задавайте вопросы аудитории и не бойтесь быть собой.